Вже з 1 квітня 2024 року зміняться правила подання звітів про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Як з цієї дати слід звітувати про використані у відрядженні суми і в які терміни повертати невикористані кошти? Поговоримо про це просто зараз.Насамперед зазначимо, що нова редакція п. 170.9 ПКУ, яка набирає чинності з 01.04.2023, поділяє документальне підтвердження здійснених у відрядженні видатків та складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Давайте розглянемо терміни та порядок надання підтверджуючих документів та Звіту, які діятимуть вже незабаром.
Подаємо підтверджуючі документи
Усі звикли до того, що документи, що підтверджують здійснені у відрядженні витрати, працівники додають до Звіту. Однак з 01.04.2024 подавати Звіт потрібно не завжди (про це розповімо пізніше), а ось документи, що підтверджують*, необхідні в будь-якому випадку. Коли їх подавати?* Про документи, що підтверджують витрати на відрядження, див. у статті «Немає документів — немає добових» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.Нова редакція п.п. 170.9.3 ПКУ пояснює, у які терміни здійснюється документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження за безготівкових розрахунків з використанням корпоративних чи особистих платіжних інструментів (наприклад, банківських карток) або їх реквізитів. Так, у цій ситуаціїнадати підтверджуючі документи необхідно до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядженняТаким чином, якщо відрядження закінчується, наприклад, 14.04.2024, подати підтверджуючі документи необхідно до 31 травня 2024 року.У разі коли при використанні відряджених платіжних інструментів списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється пізніше за дати завершення відрядження, термін надання підтверджуючих документів продовжується ще на один календарний місяць. У нашому прикладі – до 30 червня 2024 року. Тобто для підтвердження видатків у відрядженого працівника фактично буде понад 2 місяці.Нагадаємо: до 1 квітня максимальний термін подання документів (разом зі Звітом) за наявності поважних причин (виявлення розбіжностей між звітними документами) становить 20 банківських днів.Зверніть увагу! Сказане вище стосується випадків, коли працівник розраховувався у відрядженні безготівковою формою, використовуючи корпоративні/особисті платіжні інструменти чи його реквізити. А якщо розрахунки у відрядженні здійснювалися готівкою, отриманою з каси роботодавця або знятою із застосуванням платіжних інструментів?На жаль, термінів надання документів, що підтверджують готівку, з 1 квітня 2024 року у п. 170.9 ПКУ ви не знайдете. Очевидно, документи необхідно додати до Звіту та подати одночасно з ним. А в які терміни та в яких випадках це потрібно зробити, розповімо далі.
Надаємо Звіт про використання коштів
Порядок надання Звіту встановлено новим п.п. 170.9.4 ПКУ. Причому з 1 квітня цей документ буде потрібний не завжди.Звіт обов’язковий у випадках:– Наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ з метою розрахунку суми податку;— використання платником податків готівки понад суму добових (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).Якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу з 1 квітня 2024 року Звіт не складається та не подається.
Новинка!
Надавати Звіт можна буде не лише у паперовій, а й у електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу)Строк надання Звіту встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ. У загальному випадку – до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. А якщо працівник здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) та списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей термін продовжується ще на місяць.Таким чином, з 01.04.2024 ПКУ вимагає подавати Звіт лише за:1) виникнення оподатковуваного доходу;2) готівкових розрахунках, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівникові добових.
Начебто позитивна зміна? Не поспішаємо радіти!По-перше, за відсутності Звіту доведеться скласти перелік (опис) документів, що підтверджують, поданих працівником, з розпискою в їх отриманні бухгалтером. Це допоможе уникнути суперечок про те, які документи, в якій кількості та на яку суму було подано, та й чи були вони взагалі.По-друге, понесені у відрядженні витрати має затвердити керівник підприємства. Якщо немає Звіту, зробити це доведеться окремим документом – наказом чи розпорядженням.По-третє, витрати можуть бути затверджені керівником не в повному обсязі, наприклад, через відсутність документального підтвердження. Тоді може виникнути оподатковуваний дохід, а значить працівник зобов’язаний надати Звіт.Тож чи не простіше складати Звіт у всіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження, щоб не плодити масу додаткових документів? Якщо підете цим шляхом, закріпіть у Вашому Положенні про службові відрядження обов’язок надавати Звіт незалежно від обставин. Хоча можна зробити виняток. Так, при скасуванні відрядження та поверненні працівником усієї суми виданого йому авансу від «порожніх» звітів відмовитися можна безболісно.Щодо форми Звіту, то її має оновити Мінфін. Поки нової форми немає, використовуватимемо стару, затверджену наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (пор. ).
Повертаємо надмірно витрачені кошти
Строки повернення суми надмірно витрачених (тобто не підтверджених документально) коштів з 01.04.2024 встановлені лише при здійсненні у відрядженні безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів.Так, відповідно до п.п. 170.9.3 ПКУ у цих ситуаціях у загальному випадку повернення коштів має здійснюватись до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження. Якщо ж відряджений використав для проведення розрахунків платіжні інструменти і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особистого рахунку працівника відбулося після повернення з відрядження, цей термін продовжується ще на місяць.А ось про готівку законодавець, схоже, забув. Якщо до 1 квітня 2024 року ПКУ встановлює єдиний термін повернення надмірно витрачених коштів — до або під час надання Звіту, то після вказаної дати для готівки такий термін не прописано.Може, у цьому питанні допоможе Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене ухвалою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148)? До.
Оновлені дані про добові витрати на відрядження у 2024 році по Україні
Добові витрати на відрядження у 2024 році по Україні являють собою суми, які нараховуються працівникам на покриття витрат на проживання, харчування та інші необхідні витрати під час відряджень. У цьому розділі ми надамо оновлені дані про добові витрати на відрядження в 2024 році по Україні. Опишемо розмір добових на відрядження та дізнаємося про мінімальні добові, встановлені на 2024 рік в Україні.
Розмір добових на відрядження
Розміри добових на відрядження у 2024 році по Україні залежать від місця призначення та тривалості відрядження. У таблиці нижче наведено зразкові розміри добових:
Місце призначення
Тривалість відрядження
Розмір добових
Київ
1 день
800 грн
Київ
2-3 дня
1000 грн
Київ
більше 3 днів
1200 грн
Інші міста України
1 день
600 грн
Інші міста України
2-3 дня
800 грн
Інші міста України
більше 3 днів
1000 грн
Наведені розміри є орієнтовними і можуть змінюватись в залежності від організації та умов трудового договору.
Мінімальні добові 2024 року в Україні
Мінімальні добові на відрядження у 2024 році в Україні встановлені законодавчо та можуть відрізнятися від наведених вище розмірів. Згідно з чинним законодавством, мінімальні добові на відрядження становлять:
700 грн. для Києва;
500 грн. для інших міст України.
Роботодавець зобов’язаний встановити розмір добових, який не може бути нижчим за встановлені мінімальні значення.«Розміри добових на відрядження у 2024 році по Україні можуть змінюватись в залежності від організації та умов трудового договору, однак роботодавець зобов’язаний встановити розмір добових, який не може бути нижчим за мінімальні значення, встановлені законодавством.»
Корисні поради щодо добових витрат на відрядження у 2024 році по Україні
При плануванні відрядження важливо враховувати розмір добових, особливості їх надання та можливі обмеження для бюджетників. У цьому розділі ми поділимося корисними порадами щодо добових витрат на відрядження у 2024 році по Україні. Розглянемо особливості добових для бюджетників та дізнаємося про розмір добових для бюджетних установ.При визначенні розміру добових бюджетників у 2024 році в Україні слід враховувати чинні нормативні акти та регламенти. Відповідальні органи визначають мінімальні добові, які виплачуватимуть працівникам бюджетних установ цього року. Важливо бути в курсі останніх змін та оновлень у цій сфері.«Під час планування відрядження важливо враховувати розмір добових, особливості їх надання та можливі обмеження для бюджетників».На практиці добові бюджетники можуть відрізнятися від добових для інших категорій працівників. Бюджетні установи можуть мати свої специфічні правила та норми, встановлені відповідними органами влади. Тому при плануванні відрядження до бюджетної установи рекомендується звернутися за конкретною інформацією до відповідальних осіб чи відділу кадрів.Крім того, важливо взяти до уваги, що розмір добових для бюджетних установ може залежати від різних факторів, таких як регіон, посада співробітника, тривалість відрядження тощо.
При плануванні відрядження рекомендується заздалегідь ознайомитись із нормативними актами та регламентами, що регулюють виплату добових у бюджетних установах. Це допоможе уникнути непередбачених ситуацій та конфліктів.
Уточніть розмір добових бюджетних установ у конкретному регіоні. Як уже згадувалося раніше, добові можуть відрізнятись у різних регіонах України.
Зверніться до відповідальних осіб або відділу кадрів для отримання додаткової інформації про розмір добових бюджетних установ.
Зважайте на всі фактори, які можуть впливати на розмір добових, включаючи тривалість відрядження, посаду співробітника та особливості роботи в бюджетній установі.
Слідкуйте за оновленнями та змінами у правилах та нормах щодо виплати добових у бюджетних установах. Це допоможе бути в курсі останніх змін і запобігти можливим помилкам або непорозумінням при розрахунку добових.
Дотримання зазначених вище рекомендацій дозволить ефективно планувати відрядження та правильно оцінювати добові витрати для бюджетних установ у 2024 році в Україні. Пам’ятайте, що кожна бюджетна установа може мати свої особливості та правила, тому рекомендується звернутися за конкретною інформацією до відповідальних осіб чи відділу кадрів.
Актуальні новини про добові витрати на відрядження у 2024 році по Україні
Останнім часом відбулися зміни у добових витратах на відрядження у 2024 році по Україні, які заслуговують на увагу та обговорення. Новини та оновлення у цій сфері важливі для всіх, хто планує відрядження наступного року. Давайте розглянемо деякі з актуальних новин про добові витрати на відрядження у 2024 році по Україні.“Вже з 1 квітня 2024 року зміняться правила надання звітів про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.”Згідно з новими правилами, починаючи з 1 квітня 2024 року, зміниться порядок надання звітів про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Звіти тепер мають бути поділені на документи, що підтверджують фактичні витрати та звіти про використання коштів. Ця зміна дозволить більш чітко враховувати та документувати витрати на відрядження.Крім того, нові правила визначають терміни надання документів, що підтверджують, і звітів. Наприклад, документи, що підтверджують, повинні бути надані до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому працівник завершує відрядження. Це забезпечить своєчасне підтвердження витрат і спростить процес обліку витрат на відрядження.Також варто зазначити, що нові правила передбачають можливість надання звітів в електронній формі, дотримуючись вимог щодо електронного документообігу. Це полегшить процес надання звітів і покращить ефективність обліку витрат на відрядження.
До закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження
Надання звіту про використання коштів
До закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження
Ці зміни у добових витратах на відрядження у 2024 році по Україні є актуальними та важливими для всіх працівників, які планують відрядження. Правильне надання звітів та облік витрат на відрядження допоможе дотримуватися вимог закону та уникнути проблем у майбутньому.
Розмір добових та їх розрахунок у 2024 році по Україні
Розмір добових є важливим фактором при плануванні відряджень, тому необхідно знати способи їхнього розрахунку та оновлені суми.
Способи розрахунку добових
Розрахунок добових у 2024 році по Україні здійснюється відповідно до встановлених нормативів. Для цього необхідно знати два основні параметри:
Розмір добових ставок
Тривалість відрядження
Розмір добових ставок залежить від місця відрядження та встановлюється у гривнях. Усередині країни розмір добових може змінюватись в залежності від регіону. У разі відрядження за кордон розмір добових розраховується відповідно до курсу національної валюти.Тривалість відрядження впливає на розрахунок добових. Зазвичай добові нараховуються за повний день перебування у відрядженні. Якщо відрядження триває менше ніж 24 години, то добові не нараховуються.
Оновлені суми добових у 2024 році
Суми добових у 2024 році по Україні були оновлені та встановлені відповідно до чинних нормативних актів. Ось деякі з оновлених сум:
Місце відрядження
Сума добових (у гривнях)
Київ
500
Обласні центри
400
Районні центри
300
Це лише деякі приклади сум добових, їх розмір може змінюватись залежно від конкретного місця відрядження.
Приклад розрахунку добових
Для наочності розглянемо приклад розрахунку добових:
Співробітник вирушає у відрядження до Києва на 3 дні.
Розмір добових у Києві становить 500 гривень.
Помножуємо розмір добових на кількість днів у відрядженні: 500*3 = 1500 гривень.
Отже, співробітнику буде нараховано 1500 гривень як добові за це відрядження.
Важливо пам’ятати, що розміри добових та способи їх розрахунку можуть змінюватись, тому рекомендується перевіряти актуальні нормативи перед кожним відрядженням.Отже, розмір добових у 2024 році по Україні залежить від місця відрядження та тривалості самого відрядження. Розрахунок добових здійснюється на основі встановлених нормативів, а оновлені суми добових забезпечують справедливу компенсацію витрат працівників під час відряджень. Знання способів розрахунку та оновлених сум добових допоможе співробітникам та роботодавцям планувати відрядження та забезпечувати справедливі умови праці.
Оподаткування добових витрат на відрядження у 2024 році по Україні
Оподаткування добових витрат на відрядження має свої особливості, які необхідно враховувати при розрахунках та обліку даних витрат. У даному розділі ми розглянемо основні аспекти оподаткування добових витрат на відрядження у 2024 році по Україні.
Загальна інформація про оподаткування
При розрахунку податкових зобов’язань на добові витрати на відрядження важливо врахувати наступні моменти:
Добові витрати на відрядження оподатковуються податком на доходи фізичних осіб;
Податкова база до розрахунку становить суму добових, отриманих співробітником у період відрядження;
Ставка податку на добові витрати на відрядження може змінюватись в залежності від законодавства та податкових ставок, встановлених в Україні.
Особливості обліку добових витрат на відрядження
Важливо правильно враховувати добові витрати на відрядження для оподаткування. Для цього рекомендується:
вести документальне підтвердження всіх витрат, пов’язаних з відрядженням;
Зберігати всі квитанції та чеки, що підтверджують витрати протягом встановленого строку (зазвичай 3 роки);
Дотримуватись правил оформлення звітності та дотримуватись строків її подання;
Враховувати всі необхідні податкові форми та декларації для звітності за добовими витратами на відрядження.
Специфіка оподаткування добових витрат на відрядження
При оподаткуванні добових витрат на відрядження важливо врахувати специфіку даного процесу. Варто звернути увагу на такі аспекти:При оподаткуванні добових витрат на відрядження необхідно дотримуватись законодавства про податки та правила, встановлені податковим кодексом України. Це допоможе уникнути проблем з податковими органами і забезпечить правильний розрахунок та облік добових витрат на відрядження.
Приклад розрахунку податкових зобов’язань
Для наочності розглянемо приклад розрахунку податкових зобов’язань на добові витрати на відрядження.
Сума добових
Ставка податку
Сума податку
1000 грн
18%
180 грн
У цьому прикладі сума добових становить 1000 грн, ставка податку – 18%, а сума податку – 180 грн.Зверніть увагу! Наведений вище приклад є ілюстративним і не відображає фактичні податкові ставки та суми податку на витрати на відрядження у 2024 році по Україні. Для точного розрахунку рекомендується звернутися до податкових консультантів або ознайомитись із чинним законодавством.Ретельне дотримання податкового законодавства та правил оподаткування добових витрат на відрядження є важливим аспектом для бізнесу та працівників. Правильний розрахунок та облік податкових зобов’язань допоможуть уникнути проблем та забезпечити дотримання законодавства у цій сфері.
Порядок реєстрації та документального підтвердження добових витрат на відрядження у 2024 році по Україні
Порядок реєстрації та документального підтвердження добових витрат на відрядження відіграє важливу роль у контролі та обліку даних витрат. У цьому розділі ми розглянемо всі необхідні деталі та процедури, пов’язані з цим процесом.
Документи, що підтверджують витрати на відрядження
Перед тим, як розглянути порядок реєстрації та документального підтвердження добових витрат на відрядження, давайте обговоримо, які документи необхідно надати для підтвердження цих витрат. Нижче наведено список основних документів:
Рахунки та квитанції за проживання, проїзд та інші витрати.
Квитки на транспорт (авіаквитки, поїздні квитки тощо).
Договори на проживання у готелі або оренду житла.
Довідки щодо фактичного перебування у відрядженні від роботодавця або інших уповноважених осіб.
Звіт про використання коштів
Одним з важливих етапів порядку реєстрації та документального підтвердження добових витрат на відрядження є складання звіту про використання коштів. Цей звіт підтверджує всі витрати, які були понесені під час відрядження. У звіті необхідно зазначити таку інформацію:
Дата і місце початку та закінчення відрядження.
Витрати на проживання, проїзд та інші витрати.
Документи, що підтверджують ці витрати.
Підпис працівника та керівника.
Звіт слід надати у встановлені терміни, щоб уникнути податкових та фінансових проблем. Нова редакція п.п. 170.9.4 ПКУ дозволяє подавати звіт як у паперовій, так і в електронній формі.
Строки та порядок надання документів
Згідно з новою редакцією п.п. 170.9.3 ПКУ, документи, що підтверджують, необхідно надати до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Якщо розрахунки здійснювалися з допомогою платіжних інструментів, термін подання документів продовжується на один календарний місяць.Крім документів, що підтверджують витрати на відрядження, необхідно також надати звіт про використання коштів. Обов’язковість надання звіту залежить від наявності оподатковуваного доходу та використання готівкових сум понад добові.
Зразковий розклад та термін процесу
Для кращого розуміння порядку реєстрації та документального підтвердження добових витрат на відрядження, пропонуємо вам ознайомитися з приблизним розкладом та термінами процесу:
Початок відрядження: 1 число місяця.
Закінчення відрядження: 10 число місяця.
Надання підтверджуючих документів: до 31 числа наступного місяця (у даному випадку, до 31 числа наступного місяця після закінчення відрядження).
Надання звіту про використання коштів: до 31 числа наступного місяця (у даному випадку, до 31 числа наступного місяця після закінчення відрядження).
Дотримання термінів і правильне оформлення документів є важливою частиною процесу реєстрації та підтвердження добових витрат на відрядження. При недотриманні цих умов можуть виникнути фінансові та податкові проблеми, тому рекомендується суворо дотримуватися встановлених правил та вимог.
Добові витрати на відрядження в бюджетних установах у 2024 році по Україні
Добові витрати на відрядження в бюджетних установах мають свої особливості та встановлені суми, які необхідно враховувати при плануванні та витрачанні бюджетних коштів. У даному розділі ми розглянемо розміри добових витрат на відрядження в бюджетних установах у 2024 році по Україні.
Тип установи
Сума добових (грн)
Державні організації
500
Муніципальні установи
400
Бюджетні установи
300
Як видно з таблиці, суми добових витрат на відрядження в бюджетних установах різняться в залежності від їх типу. Державні організації надають найвищі добові, що становлять 500 грн. Муніципальні установи встановлюють суму добових у вигляді 400 грн, а бюджетні установи – 300 грн.Добові витрати на відрядження в бюджетних установах мають обмежені суми, яких необхідно дотримуватися при організації відряджень і плануванні бюджетних коштів.Також важливо враховувати, що в бюджетних установах добові витрати на відрядження можуть бути спрямовані тільки на офіційні відрядження, пов’язані з роботою установи.
Особливості витрачання добових витрат на відрядження в бюджетних установах
Важливо відзначити, що добові витрати на відрядження в бюджетних установах можуть бути використані тільки на оплату проїзду, проживання та харчування під час відрядження. Інші види витрат, не пов’язані з основною метою відрядження, не можуть бути покриті добовими.
Добові витрати на відрядження в бюджетних установах не можуть бути використані на особисті витрати, такі як купівля подарунків або розваг.
У випадку, якщо добові не повністю використані, залишок необхідно повернути після повернення з відрядження. Кошти, що залишилися, повинні бути повернуті до бюджету установи.
Усі витрати, покриті добовими витратами на відрядження, повинні бути документально підтверджені відповідними документами, такими як квитанції та рахунки.
Всі ці особливості необхідно враховувати при плануванні та витрачанні добових витрат на відрядження в бюджетних установах. Дотримання цих правил дозволить ефективно використовувати бюджетні кошти та забезпечити прозорість у витрачанні добових у рамках відряджень.
