Дізнатись максимально повну інформацію про те скільки працівників працює на тому чи іншому підприємстві, а також їхні посади та іншу інформацію щодо структури підприємства чи установи допомагає штатний розпис на 2020 рік в Україні.
Керівникам різноманітних підприємств та підприємцям варто більш детально дізнатись про особливості складання такого документу.
Що таке штатний розпис та в чому його особливість?
Конкретного визначення з приводу того що ж таке штатний розпис для ФОП не можна знайти в жодному нормативно-правовому документі чи законі. Разом із тим, із Господарського кодексу стає відомо, що кожне підприємство має право самостійно визначати свою структуру, кількість працівників.
З різноманітних урядових та міністерських документів дізнаємось і про обов’язковість існування штатного розпису. Підсумовуючи, можна зробити висновок, що штатний розпис є необхідним для кожного підприємства та організації документом, котрий вказує на структуру, облікує працівників, їхні заробітні плати, робочий час.
Потрібним, як зазначають циновки, такий документ є для забезпечення прав кожного найманого працівника.
В Трудовому кодексі зазначено, що розірвати трудовий договір має право власник, у випадку скорочення штату. Зменшити ж чисельність працівників без відповідного документу про усіх співробітників неможливо.
Визначаємо форму
Для приватних компаній не існує якогось обов’язкового варіанту вигляду документу. Але для бюджетних установ Міністерство фінансів розробило типовий зразок – бланки штатного розпису. На його основі можна створити свій варіант.
В шапці документу традиційно потрібно ввести назву самого підприємства, та його офіційні реквізити, котрі допомагають ідентифікувати його, наприклад, код ЄДРПОУ. Якщо компанія веде нумерацію подібної офісної документації, тоді краще вказати відповідний номер розпишу.
Трішки нижче по середині чи зліва (з початку рядка) вказуємо назву самого документу.
Для зручності заповнення та перевірки даних, інформація вводиться в таблицю. Така, рекомендовано, містить 10 колонок.
Перша містить код підрозділу. Звісно, в приватних компаніях такі шифри відсутні. Тому для «приватників» можна проігнорувати цю рекомендацію. У великих компаніях та державних структурах такі допомагають краще зрозуміти на якому ієрархічному рівні знаходиться конкретна структурна одиниця.
Ним більше цифр, тим нижчий рівень займає одиниця в своїй структурі. На прикладі, це можна показати таким чином: департамент має позначення 1, а управління (входять у департамент) – 1.1 чи 1.2 т.д. Відділ же матиме ще детальніше позначення – 1.1.2 чи 1.1.4 т.д.
Друга – містить назву самого підрозділу. Установи бюджетні вже мають чіткі, визначені назви. Підприємства можуть вписувати будь-які назви, однак важливо, щоб вони були зрозумілими та мали пряме відношення до професійно діяльності робітників, їхніх обов’язків.
Доречно назви структурних частин вказувати разом із групою, до якої вони мають відношення. Наприклад:
- управлінська (сюди ж відносяться офісні відділи – відділ кадрів, інженерів, програмного забезпечення, бухгалтерія тощо);
- виробничі (склад, відділ порізки, відділ упакування тощо);
- допоміжні (наприклад, відділ охорони, клінінгу, ремонтні служби тощо).
За таким варіантом можна розподілити та окремі структурні частини фактично усі підприємства. Виняток, ймовірніше за все, становитимуть ті, що займаються лише торгівлею. У них відділ виробництва відсутній.
Основними структурними відділами у них будуть: комерційний, постачання, збуту. Логістичний відділ (без котрого в таких компаніях просто ніяк не обходиться) краще віднести до додаткової чи обслуговуючої групи.
В третій колонці, як дає зрозуміти зразок штатного розпису бюджетної установи, розміщується назва посади. Вони будуть дуже відрізнятись, адже залежать від специфіки роботи працівників. Разом із тим, краще застосовувати
Класифікатор професій – чіткий перелік професій, встановленим Міністерством соціальної політики.
В найкращому варіанті штатний розпис повинен спочатку містити назви посад керівників, дальше – їхніх заступників. Тоді керівників відділів та провідних спеціалістів, наприкінці – посади рядових виконавців та допоміжних служб.
Незалежно від того чи заповнюється штатний розпис сільської ради на 2020 рік чи великої корпорації, вписувати в документ потрібно не тільки ті посади, які вже «відкриті» чи «зайняті», але й ті, які плановано з’являться в організації протягом поточного року.
Четверта колонка. Як правило, містить інформацію про код професії. Доцільно використовувати лише в тому разі, якщо використовується «Класифікатор професій». З нього ж можна отримати інформацію і про конкретний код.
П’ята – вказує на кількість штатних одиниць. Досить часто її плутають із кількістю працівників чи посад. Проте на ділі, це економічний показник, котрий прив’язаний до норм робочого часу та потреб у виконання того чи іншого обов’язу. Наприклад, один працівник може виконувати роботу двох штатних одиниць (чим збільшує свою зарплату вдвічі).
Шоста частина таблиці відводиться для введення посадового окладу. Якщо в бюджетних установах орієнтуватись потрібно, здебільшого, на тарифну сітку окладів, то у приватному секторі – на визначену керівником чи власником Систему окладів.
Важливо звернути увагу на те, що вводиться саме сума передбаченого окладу, а не заробітної плати. Якщо закладом передбачено 0,7 штатної одиниці, тоді і сума вводиться не як цілого окладу (1), а 70% від нього.
Усю іншу інформацію щодо домовленостей по оплаті , кількості відпрацьованого часу вносимо в наказ про прийняття працівника на роботу.
Сьома та дві наступні колонки (їх може бути за бажанням підприємця і більше чи менше) відводяться для уточнення сум доплат, надбавок та премій.
Остання колонка повинна містити інформацію про Фонд зарплати. Щоб визначити її потрібно суму окладу, премій, доплат помножити на кількість штатних одиниць. Таким чином отримуємо інформацію про те в скільки гривень обходиться підприємцю наймати працівників на ту чи іншу посаду.
Важливо запам’ятати, що штатний розпис для підприємств у 2020 році не повинен містити жодної інформації про особи працівників, зокрема й їхні прізвища та імена.
Наприкінці документу обов’язково повинна бути дата затвердження документу.
Зміни в розписі
Кожен підприємець має право на власний розсуд та в довільній формі змінювати чисельність найманих працівників, змінювати їхні оклади чи посади. Проте усе це повинно бути підтверджено документами.
Не можна приймати а роботу особу, якщо в шатному розписі не передбаченого такого посади.
В такій ситуації можна скористатись на вибір одним із двох варіантів.
- Видати наказ про те, що відбулись зміни до розпису. Обов’язково потрібно в наказу вказати, що саме змінилось.
- Затвердити новий варіант штатного розпису.
Перший спосіб значно швидший та простіший, тому його використовують найчастіше. Доречним він стане у ситуації зміни окладу, переведення працівника на пищу посаду, прийом на роботу ще одного працівника, а відтак, і збільшення штатних одиниць.
Без другого варіанту важко обійтись коли на підприємстві відбулись серйозні зміни, зокрема: появились чи зникли відділи, масово змінилась сума окладів, відбулась реорганізація підприємства тощо.
