Штатний розпис для підприємств у 2019 році

Існує певний особливий перелік документів, що обов’язково повинні бути на підприємстві. Одним з цих документів є саме штатний розпис. Він являє собою організаційно-розпорядчий документ, в якому міститься уся необхідна інформація про наявні в установі відділи, про найманих працівників та рівень їх заробітної плати, наявні посади та їх кількість. Також штатним розписом визначаються різні додаткові виплати, які встановлюються відповідно до займаної посади, а також компенсації, допомоги, тощо. Загалом саме штатний розпис на 2019 рік в Україні здебільшого визначатиме структуру установи чи організації, а також її певні особливості. 

Нащо взагалі створюється цей документ?

У трудовому законодавстві можна відшукати таке положення, в якому зазначається, що укладений колективний договір, за допомогою якого відбувається регулювання взаємовідносин між працівником та роботодавцем, може бути скасований у випадку, коли значно скорочується штат співробітників. Скасування договору дає змогу переробити його згідно з новими умовами, потребами та задачами. Але договір не можна скасувати в тому випадку, якщо на підприємстві немає штатного розпису. Більш того, саме згідно з розписом відбувається розробка інструкцій для кожної з посад.

За допомогою цього документа роботодавці можуть вести облік штатних одиниць. Цьому випадку використовується інструкція статистики, яка встановлюється для осіб, що мають наймають робітників. До таких осіб належать саме приватні підприємці та юридичні особи. Цей документ складається не назавжди, а на певний проміжок часу. Саме тому установі повинні обов’язково вказувати термін дії штатного розпису. Розпис необхідно змінювати, коли відбувається скорочення кількості наявних посад чи зміна окладів, додаткових нарахувань чи впроваджується реорганізація компанії.

Штатний розпис для підприємств у 2019 році обов’язково повинен затверджуватися. Для цього розробляється спеціальний наказ, який робить документ чинним. Якщо установа не розробляє наказ, то за це є порушенням трудового законодавства, а тому роботодавцю доведеться сплатити штраф.

Докладніше про зміст розпису

На відміну від колективного договору, структура розпису є чітко визначеною, але лише для деяких підприємств. Для компаній та установ, що отримують кошти з державного бюджету існує певна форма, яка була розроблена й затверджена ще у далекому 2002 році. Згідно з цією формою, у розписі треба зазначати:

1. Усю інформацію, яка стосується структури установи.
2. Загальну кількість наявних на підприємстві посад.
3. Оклади.
4. Рівні надбавок та доплат, допомог.
5. Загальний фонд заробітної плати на місяць та на увесь рік.

Що стосується звичайних підприємств та організацій, то для них типової форми немає, а тому розробкою треба займатися власноруч. Насправді це зробити зовсім не важко. За основу можна навіть взяти зразок штатного розпису бюджетної установи та трохи переробити його. Такий зразок можна легко відшукати в мережі Інтернет або в будь-якій службі, яка займається питаннями трудового законодавства. Підприємства мають обов’язково зазначати код за ЄДРПОУ, а також назву свого підприємства та номер й дату керівного наказу. Керівник установи повинен залишити свій підпис та вказати свої персональні дані.

Взагалі штатний розпис є дуже важливим, а тому для нього визначений певний термін зберігання. Звичайні підприємства мають зберігати цей особливий документ протягом трьох років. А от державні установи, де наявний архівний фонд, мають зберігати розпис протягом декількох десятків років. Розпис затверджується на початку нового календарного року, а саме в січні. Підприємцям не обов’язково робити все згідно з формою для бюджетників. Однак певна структура та зміст мають обов’язково зберігатися.

Як відбувається внесення змін?

Іноді трапляються такі ситуації, коли треба розробляти новий розпис. В такому випадку випускається відповідний наказ, в якому треба зазначити усі зміни, що будуть вноситися в документ. Зміни не можуть бути безпідставними. Це робиться у наступних випадках:

1. Коли відбувається реорганізація компанії чи будь-які серйозні зміни.
2. Коли змінюється вид діяльності установи.
3. Коли відбувається оптимізація структури установи чи підприємства.

Під час звільнення робітника посада вилучається з розпису лише в тому випадку, якщо вона була скорочена та більше не потрібна на підприємстві з певних причин. Тож якісь серйозні зміни у структурі установи завжди потребують створення нового документа. Зазвичай це відбувається при зміні розміру заробітних плат, окладів та загального фонду зарплати. Варто знати, що навіть штатний розпис сільської ради на 2019 рік змінюється у такому самому порядку.

Взагалі законодавством чітко визначається перелік ситуацій, коли до розпису вносяться якісь зміни. Наприклад, ніяких змін не треба робити тоді, коли особа переводиться на половину ставки чи неповний робочий день.

Нюанси створення цього документа

Перш за все треба обов’язково відшукати бланки штатного розпису. Це можна зробити в мережі Інтернет або в інстанціях, які займаються питаннями охорони праці. Якщо розпис створюється на малих підприємствах, то ним займається саме бухгалтер. На підприємствах з великим штатом ця задача покладається на плечі відділу кадрів.

Процедура розробки розпису розпочинається саме з опису визначення загальної структури установи. Важливо правильно визначати найменування структурного підрозділу, бо це може впливати на отримання пільг чи допомог. Вид роботи встановлюється відповідно до трудового договору. Після цього необхідно визначити посади та їх перелік. Кожна посада має бути закріплена лише за однією людиною. Але дозволяється брати дві людини на посаду, якщо вони працюватимуть на половину ставки. Проект документа повинен обов’язково затверджуватися з керівниками відділів та підрозділів. Саме після цього створюється наказ для надання чинності документові.

Взагалі документ треба створювати дуже уважно, бо можна легко допустити помилки. Найчастіше помилки спостерігаються у кодах, що визначаються за допомогою класифікатора професій. Цей класифікатор був впроваджений у 2010 році, але у деяких підприємців й досі є певні складнощі у роботі з ним. Більш того, класифікатор постійно зазнає змін, а тому треба користуватися лише свіжою редакцією.

Інформація для фізичних осіб

Свої певні особливості має й штатний розпис для ФОП. Взагалі цей документ є обов’язковим для кожної особи, яка використовує найману працю, навіть якщо на підприємстві мала кількість робітників. Особливості полягають у тому, що представникам сфери торгівлі треба обов’язково вказувати наявні точки продажу. А от представники сфери виробництва мають зазначати структурні підрозділи. Також треба не забувати про коди, що визначаються за класифікатором. У загальному документ так само, як і в інших випадках. Варто знати, що податкова комісія під час перевірки ФОП має повне право вимагати штатний розпис. Якщо його не буде, то доведеться заплатити дійсно великий штраф. Тож рекомендується одразу розробити розпис. Щоб уникнути купи проблем.